Disclaimer: As an Additional Director of the Institutional Quality Assurance Cell (IQAC) at my last workplace, I conducted a few sessions for faculty members and officers, university-wide, and the last one was on “Importance of KPI & ACR”. After the session, some of my colleagues requested me to formally write down the interactive lecture I delivered during the session. When I finished the draft, it was sent to a daily newspaper for publication on the Career Page (though my draft below was edited/modified by the newspaper’s editorial personnel to make it fit as a newspaper article; to be more specific, the cover write-up for that particular circulation).
এসিআর (অ্যানুয়াল কনফিডেনশিয়াল রিপোর্ট) সংক্রান্ত বিষয়ে আমার প্রায় দুই যুগের বিশ্ববিদ্যালয় শিক্ষকতায় আমার সহকর্মীদের এবং এর বাইরের পরিচিতজনদের অনেকের মাঝেই একটা ‘মিথ’ (ভ্রান্ত ধারণা) বা বলা চলে ‘ভয়’ আমি লক্ষ্য করেছি। অনেকেই মনে করেন, এসিআর মানেই না জানি কী একটা নেগেটিভ অবজারভেশন তার দাপ্তরিক ব্যক্তিগত ফাইলে নথিভুক্ত হতে যাচ্ছে। ভয়টা যে একেবারেই অমূলক, সেটা যেমন বলা যাচ্ছে না, আবার এটাও ঠিক যে, এসিআর-চর্চা যথাযথভাবে না থাকলে একজন কর্মজীবী (তা সে শিক্ষক বা প্রশাসক যিনিই হোক না কেন) অনেক ক্ষেত্রেই তার নিজের কর্মসংক্রান্ত উন্নয়ন ঘটাতে পারেন না। অপরপক্ষে এই একই এসিআর-এর সঠিক এবং বাস্তবসম্মত চর্চার অভাবে একটা প্রতিষ্ঠানও আবার স্বকীয়তা বজায় রাখতে, টার্গেট অর্জন করতে, এবং উন্নতির পথে অগ্রসর হতে বাধাপ্রাপ্ত হতে পারে। এখানে প্রথমেই বলে রাখা ভালো যে, এসিআর-এর যথাযথ বাস্তবায়ন সম্ভব হয় কেবলমাত্র বিবেচনাপ্রসূত এবং পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে মেনে চলা কিছু কেপিআই (কী পারফরম্যান্স ইন্ডিকেটর) অনুসরণ এবং প্রতিষ্ঠা করার মধ্য দিয়ে। এই কেপিআই সম্বলিত এসিআর ফর্মটা আবার কোনো বেদবাক্য নয় যে নির্দিষ্ট সময়ের চর্চার পরে কোনো প্রতিষ্ঠানে তা রিভিউ/রিভাইজ করা বা পুনর্বিন্যাস করা যাবে না। বরং প্রফেশনাল বিবেচনায় সুনির্দিষ্ট সময়ান্তরে, সময়ের চাহিদার সাথে সামঞ্জস্য রেখে সেটা অবশ্যই করা প্রয়োজন। তবে আমি নিজে যেহেতু শিক্ষক, আমার এই লেখায় শিক্ষকতার কর্মক্ষেত্রই হয়তোবা উদাহরণ হিসেবে বেশি প্রতিফলিত বা আলোচিত হবে।
প্রসঙ্গতঃ, কর্মজীবনের একটানা দীর্ঘ সময় একটি বিশ্ববিদ্যালয়ে বিভাগীয় প্রধানের দায়িত্বে থেকে এবং পরবর্তীতে অন্য একটি বিশ্ববিদ্যালয়ে ফ্যাকাল্টি ডিন হিসেবে নিয়মিতভাবেই আমাকে সংশ্লিষ্ট এমপ্লয়িদের (এর মধ্যে শিক্ষক, কর্মকর্তা, কর্মচারী, সকলেই আছেন) এসিআর ফর্মের ইভ্যালুয়েটর এবং কাউন্টার সিগনেটরি হিসেবে দায়িত্ব পালন করতে হয়েছে। আবার একজন সিনিয়র ফ্যাকাল্টি হিসেবে এবং পরবর্তীতে আইকিউএসি (ইনস্টিটিউশনাল কোয়ালিটি অ্যাসুরেন্স সেল)-এর অতিরিক্ত পরিচালক হিসেবে দায়িত্বরত অবস্থায় কেপিআই নির্ধারণ, পুনর্বিন্যাস, এসবের মধ্য দিয়ে এসিআর ফর্ম ডিজাইন/রিডিজাইন এবং রিস্ট্রাকচার/রিফর্ম করার কাজের টিমের সদস্য হিসেবেও বিভিন্ন সময়ে বেশ কিছু কাজ করতে হয়েছে। সেইসাথে আবার এসংক্রান্ত নানান কর্মশালায় রিসোর্স পারসন হিসেবেও ফ্যাকাল্টি এবং অফিসারদের জন্য ব্রিফিং সেশন কন্ডাক্ট করতে হয়েছে। তবে, সবচেয়ে মজার বিষয়টি হলো, কর্মশালা (ওয়ার্কশপ) বা ব্রিফিং সেশন কন্ডাক্ট করতে গিয়ে আমি খেয়াল করেছি যে, সেগুলোতে পার্টিসিপ্যান্ট ফ্যাকাল্টি বা অফিসারবৃন্দের একটা বড় অংশ ক্রমান্বয়ে কেপিআই এবং এসিআর-সংক্রান্ত ‘মিথ’ বা ‘ভয়’ কাটিয়ে একটা পজিটিভ মনোভাব নিজেই নিজের মধ্যে তৈরি করতে পারছেন, এবং এক পর্যায়ে নিজেরাই এসবের যথাযথ প্রাতিষ্ঠানিক চর্চার গুরুত্বের বিষয়েও কনভিন্সড হচ্ছেন। শুধু তাই নয়, কেপিআই এবং এসিআর-এর প্যারামিটারগুলোর প্রয়োজনীয়তা উপলব্ধি করাটা বেশ কিছু ক্ষেত্রে এমপ্লয়িদের মোটিভেশন এবং কর্মোদ্যোগ বাড়িয়েছে বলেও আমি লক্ষ্য করেছি।
সব কর্মক্ষেত্রে কিংবা সকল ধরণের কাজের ক্ষেত্রে একই কেপিআই উপযুক্ত নয়। একজন শিক্ষকের জন্য প্রযোজ্য কেপিআই, আর একজন প্রশাসকের জন্য প্রয়োজনীয় কেপিআই একই রকমের হবে, এটা সঠিক নয়। তবে একই প্রতিষ্ঠানের মধ্যে হলে বিভিন্ন উইং/শাখা বা ক্যাটাগরিতে (যেমনঃ শিক্ষকতা, প্রশাসন, জনসংযোগ, সেলস, মার্কেটিং, ইত্যাদি ক্ষেত্রে) প্রাতিষ্ঠানিক মিশন-ভিশন একই হবার কারণে কিছু কেপিআই একই হতেই পারে। আবার একই ধরণের বা একই ইন্ডাস্ট্রির ভিন্ন কর্মপ্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রেও তাদের ‘মিশন’ এবং ‘ভিশন’-এর ভিন্নতা থাকাটাও খুবই স্বাভাবিক। কাজেই সে বিচারে ভিন্ন ভিন্ন প্রতিষ্ঠানের মধ্যে কেপিআই-এর তারতম্য থাকতেই পারে। আর এমন কেপিআই-ভিন্নতার মধ্য দিয়ে ডিজাইন করা এসিআর ফর্মের স্ট্রাকচারের ভিন্নতাও তো স্বাভাবিক। তবে, প্রতিষ্ঠানের দায়িত্ব হলো এমপ্লয়িদের জন্য, বিশেষ করে নবনিযুক্ত বা ফ্রেশার এমপ্লয়িদের জন্য, আবার ক্ষেত্রবিশেষে প্রমোশন হবার পরে বা অন্য পদে যাবার পরে, কিংবা একই প্রতিষ্ঠানে অন্য উইং বা ডেস্ক-এ ট্রান্সফার হবার পরে শিক্ষক, কর্মকর্তা, কর্মচারী, বা যে কোনো এমপ্লয়ির জন্য ব্রিফিং সেশন বা কর্মশালা আয়োজনের মধ্য দিয়ে সংশ্লিষ্ট মিশন-ভিশন সম্পর্কে ট্রেনিং প্রদান করা, কিংবা প্রয়োজনে পূর্বের জ্ঞানকেই নতুন করে ঝালাই করে নেবার সুযোগ করে দেয়া। আর এমনটার নিয়মিত চর্চা থাকলে, কর্মপরিবেশ তুলনামূলকভাবে সুস্থ থাকবে বলেই আশা করা যায়। সেইসাথে, এসিআর সংক্রান্ত ‘মিথ’ বা ‘ভয়’ দূরীকরণের মধ্য দিয়ে একটা ‘ওপেন কমিউনিকেশন’ তৈরি করে সংশ্লিষ্ট সকল এমপ্লয়িকে একই ছাতার তলে (অবশ্যই তাদের পদ বা অবস্থানের বিবেচনায়) আনা সম্ভব।
আবার যিনি এসিআর সুপারভাইজ করছেন, বা যিনি এসিআর ফর্মে একজন এমপ্লয়িকে মূল্যায়ন করছেন, তাকেও তার দায়িত্ব সম্পর্কে সচেতন হতে হবে। এসিআর-এর মূল্যায়ন কোনো ছেলেখেলা নয়। এটা একদিকে যেমন সাবঅর্ডিনেট কলিগের ক্যারিয়ারের সাথে সরাসরি সম্পর্কিত, ঠিক তেমনিভাবে এটা প্রতিষ্ঠানের উন্নয়ন ও প্রতিষ্ঠানের প্রতি লয়াল (অনুগত) থাকার মতন একটা গুরুদায়িত্বও বটে। আর গুরুদায়িত্ব পালন করতে হবে বলেই তিনি একজন এসিআর সুপারভাইজার বা ইভ্যালুয়েটর। নিজে প্রমোশন পেয়ে শুধু সামনের পদে গেলেই চলবে না, বা টিম লিডার হলেই চলবে না, বরং সেই সামনের পদের বা টিম লিডারের চেয়ারের যোগ্যও তার অবশ্যই হতে হবে। এসিআর-এর মধ্য দিয়ে মূল্যায়ন কখনোই পার্সোনাল হওয়া চলবে না। একান্তই ব্যক্তিগত সুসম্পর্ক (খাতির) বা ব্যক্তিগত পর্যায়ের বিরোধিতা (বৈরিতা), এর কোনোটাই নিরপেক্ষ বিচার (এসিআর-এর যথাযথ মূল্যায়ন) নিশ্চিত করতে পারে না। মাত্রাতিরিক্ত প্রশংসা (এক্সাজারেটেড পজিটিভ ইভ্যালুয়েশন) বা লঘুপাপে গুরুদণ্ড (তিলকে তাল বানানো), এর যে কোনোটাই একজন যথার্থ টিম লিডারের দ্বারা হওয়াটা আনপ্রফেশনাল, যা সেই ইভ্যালুয়েটর (টিম লিডার)-এর যোগ্যতাকেই মূলত প্রশ্নবিদ্ধ করে।
আমার দীর্ঘ কর্মজীবনের অভিজ্ঞতায় কোনো কোনো ক্ষেত্রে কিছু সহকর্মীকে এমনও বলতে (মন্তব্য করতে) শুনেছি যে, “এইচআর থেকে তো এসিআর চাওয়া হয়নি” / “এখন তো আমার প্রমোশন/ইনক্রিমেন্টের সময় না” – আসলে এ ধরনের কথাগুলোর কিছু আসে অজ্ঞতা থেকে, আর অনেকটাই আসে সেই ‘মিথ’ বা ‘ভয়’ থেকে। সকল এমপ্লয়িকে এটা মনে রাখতে হবে যে, প্রফেশনাল অনেক কিছুই সবসময় লিখিত থাকে না (যেমন, পৃথিবীতে কিছু কিছু উন্নত রাষ্ট্রের সংবিধানও কিন্তু লিখিত আকারের নয়)। ঠিক তেমনিভাবে, প্রফেশনালি এসিআর ফাইল ইনিশিয়েট করার দায়িত্ব একজন ইনকামবেন্ট-এর (এমপ্লয়ির)। সঠিক সময়ে একজন এমপ্লয়ি তার এসিআর ফাইল ইনিশিয়েট করছেন কিনা, অনেক কর্মক্ষেত্রে এটাও এসিআর-এর মন্তব্যের ঘরে একটা ভাইটাল ফিল্ড হিসেবে পরিগণিত। আবার হায়ারার্কিক্যাল ডেস্কগুলোতে উপরের দিকে ফাইল পাঠানোর সময়টিতে চর্চিত নিয়ম অনুযায়ী কোনো ওয়ার্ক সুপারভাইজার তিন কর্মদিবসের বেশি সময় পর্যন্ত কোনো সাবঅর্ডিনেটের এসিআর ফাইল আটকে রাখতে পারেন না; তাকে এই সময়ের মধ্যেই পরবর্তী আপার স্টেজে এই ফাইল ফরোয়ার্ড বা প্রসিড করতে হবে। আবার মজার বিষয় হলো, “বাপেরও যেমন বাপ থাকে”, ঠিক তেমনিভাবে সকল সুপারভাইজারের জন্যও তার/তাদের উপরে একজন বা একাধিক সুপারভাইজার (এসিআর-এর ইভ্যালুয়েটর বা কাউন্টার সিগনেটরি) থাকে। সেক্ষেত্রে, কোনো ওয়ার্ক সুপারভাইজার উদ্দেশ্যপ্রণোদিতভাবে তার সাবঅর্ডিনেটের এসিআর ফাইল চর্চিত কর্মদিবসের অতিরিক্ত সময় আটকে রাখলে তিনিও আবার তার সুপারভাইজারের দ্বারা এ বিষয়টিতে মার্কড বা মূল্যায়িত হবেন। এখানে মূল বিষয়টি আসলে এসিআর-এর সুস্থ চর্চা সংক্রান্ত। একদিকে যেমন কোনো সুপারভাইজার সাবঅর্ডিনেটের এসিআর ফাইলে স্বেচ্ছাচারী মার্কিং বা ‘যা খুশি তাই’ মন্তব্য করতে পারেন না, ঠিক তেমনি কোনো প্রিয় সাবঅর্ডিনেটের (আত্মীয়, একই এলাকার, একই প্রতিষ্ঠান থেকে আসা, একই আবাসিক বাসায়/বিল্ডিঙে থাকা, ইত্যাদি ক্ষেত্রে) এসিআর ফাইলে আননেসেসারি ওভার মার্কিং বা হাইপারবোলিক/এক্সাজারেটেড পজিটিভ কমেন্টস/রিমার্কস করতে পারেন না। এমন ক্ষেত্রে সেই সুপারভাইজারের জন্যও তার পদের/অবস্থানের দায়িত্বের বিষয়ে তাকে তার প্রতিষ্ঠান বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বশীল কর্মকর্তা তাকে সংশ্লিষ্ট দায়িত্বে অধিষ্ঠিত হবার সময়ে যথাযথ ব্রিফিং প্রদান করাটাই সমীচীন।
এবারে সরাসরি চলে আসা যাক, এসবের প্রয়োজনীয়তাটা আসলে কোথায় বা কতখানি? – আমার প্রফেশনাল ব্যাকগ্রাউন্ডের বিবেচনাতেই উদাহরণ হিসেবে দেখা যাক – একজন শিক্ষক ক্লাসে নিয়মিতভাবে সময়মতো যান কিনা? সঠিক পাঠদান প্রস্তুতি নিয়ে আসেন কিনা? পড়ানোটা ছাত্ররা বোঝে কিনা, কিংবা ছাত্রদের বোঝা বা না বোঝার বিষয়টিকে তিনি গুরুত্বের সাথে বিবেচনায় নেন কিনা? তিনি নিজ গবেষণায় কতখানি সম্পৃক্ত? আবার তিনি ছাত্রদের গবেষণায় কন্ট্রিবিউট করছেন কিনা? তিনি দাপ্তরিক নিয়ম-শৃঙ্খলার প্রতি শ্রদ্ধাশীল কিনা? তিনি ক্লাসের বাইরে কিছু সুনির্দিষ্ট সময় পর্যন্ত অফিসে অবস্থান করেন কিনা? তিনি কোর্স কারিকুলাম সঠিকভাবে ফলো করেন কিনা? পড়ানো এবং টাস্কিং (অ্যাসাইনমেন্ট, এক্সাম, ইত্যাদি)-এর মধ্যে সামঞ্জস্য থাকে কিনা? – সচরাচর এমন আরো বেশ কিছু রিলেটেড বিষয় (কেপিআই/প্যারামিটার) নিয়েই একজন শিক্ষকের জন্য এসিআর ফর্ম ডিজাইন করা হয়ে থাকে। শিক্ষকতার বাইরে অন্য জবের ক্ষেত্রেও সেই জব বা পদের রেসপনসিবিলিটি-রিলেটেড বিষয় সেখানে প্রাধান্য পায়। শেষাংশে থাকে মন্তব্যের জায়গা, এবং সেখানেও রেলিভেন্ট রিফ্লেকশনস এক্সপেক্ট করা হয়। এই পয়েন্টগুলোর আলোকে বছরান্তে, ইনক্রিমেন্টের সময়ে, কিংবা প্রমোশনের আগে মূল্যায়িত হবার বিষয়টি থাকলে একজন শিক্ষক/কর্মকর্তা কর্মক্ষেত্রে নিজ দায়িত্বে সচেতন থাকবেন বা সচেতন থাকতে সচেষ্ট হবেন, এটাই স্বাভাবিক। আর এমন সচেতনতায় জব-রেসপনসিবিলিটি সঠিকভাবে পালন হওয়াটাও স্বাভাবিক। সার্বিকভাবে, এই সচেতনতা ‘ভয়’ নয় বরং ‘দায়িত্ববোধ’ জাগ্রত করবে, এটাই এই ধারাবাহিকতায় আশা করা যায়। উপরোন্তু, এটা একজন এমপ্লয়িকে দায়িত্ববোধসম্পন্ন (সচেতন) প্রফেশনাল হিসেবে তৈরি করবে, কাজের প্রতি নিষ্ঠা বাড়বে, কাজের টার্গেট ফুলফিলড হবে, দায়িত্ব পালন তো হবেই। আর এই প্রতিনিয়ত দায়িত্বপালনের চর্চা এমপ্লয়িদের মধ্যে যে দায়িত্ববোধ তৈরি করবে, তার সামষ্টিক ইম্প্যাক্ট কর্মক্ষেত্র বা কর্মপ্রতিষ্ঠানকে সামনে এগিয়ে নিয়ে যাবে। আর এভাবেই একটা প্রতিষ্ঠান, এবং সার্বিক মূল্যায়নে একটা সমাজ সভ্যতার ক্রমবিকাশে সামনের দিকে চলমান থাকে এবং থাকবে।